Mahnwesen automatisieren: Zahlungserinnerungen ohne Aufwand
Offene Rechnungen sind selten ein böser Wille, meistens sind sie schlicht vergessen gegangen. Trotzdem schieben viele KMU das Nachfassen vor sich her, weil es unangenehm ist und Zeit kostet. Ein automatisiertes Mahnwesen nimmt dir diese Arbeit ab und sorgt dafür, dass keine Rechnung durchrutscht.
Ein einfacher Ablauf in drei Stufen
- Freundliche Zahlungserinnerung kurz nach Ablauf der Zahlungsfrist.
- Erste Mahnung nach einer weiteren Frist, sachlicher im Ton.
- Zweite Mahnung mit klarem Hinweis auf nächste Schritte, bevor du die Forderung aus der Hand gibst.
Die Fristen zwischen den Stufen legst du selbst fest. Wichtig ist, dass sie für alle Kundinnen und Kunden gleich angewendet werden.
Was sich automatisieren lässt
- Offene Posten täglich prüfen.
- Erinnerungen und Mahnungen aus Vorlagen erzeugen und versenden.
- Eingehende Zahlungen erkennen und den Ablauf sofort stoppen, damit niemand fälschlich gemahnt wird.
- Auffällige Fälle (hohe Beträge, Stammkunden) zur persönlichen Prüfung markieren.
Der richtige Ton
Eine Zahlungserinnerung darf freundlich sein und die Möglichkeit offenlassen, dass die Rechnung sich mit der Zahlung gekreuzt hat. Erst in späteren Stufen wird der Ton bestimmter. Bei langjährigen Kundinnen und Kunden lohnt sich ein persönlicher Anruf, bevor eine automatische Mahnung rausgeht. Die Automatisierung kann solche Ausnahmen kennzeichnen.
Rechtliche Hinweise (allgemeine Information)
Ist ein Zahlungstermin vereinbart, kommt die Schuldnerin oder der Schuldner in der Regel mit dessen Ablauf in Verzug, auch ohne Mahnung. Für den Verzugszins nennt das Obligationenrecht grundsätzlich 5 Prozent, sofern nichts anderes vereinbart ist. Für Inkasso oder Betreibung gelten eigene Regeln. Das ist allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Bei grösseren Beträgen lohnt sich die Rücksprache mit einer Fachperson.
Voraussetzungen
- Saubere Rechnungsdaten mit eindeutiger Referenz, damit Zahlungen zugeordnet werden können.
- Aktuelle E-Mail-Adressen der Kundschaft.
- Klare Zahlungsbedingungen auf jeder Rechnung.
Häufige Fragen
- Besteht das Risiko, dass jemand fälschlich gemahnt wird?
- Das lässt sich stark verringern, wenn eingehende Zahlungen automatisch abgeglichen werden und der Ablauf dann stoppt. Zusätzlich kannst du Ausnahmen festlegen, bei denen immer ein Mensch entscheidet.
- Kann das mit meiner Buchhaltungssoftware zusammenarbeiten?
- Oft ja, über Schnittstellen, Zapier oder Make. Was bei dir geht, klären wir im kostenlosen Automations-Check.
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