QR-Rechnung automatisieren: Rechnungen erstellen und Zahlungen zuordnen
Seit Oktober 2022 ersetzt die QR-Rechnung die orangen und roten Einzahlungsscheine. Sie ist Pflicht für Rechnungen in der Schweiz, die per Einzahlungsschein beglichen werden. Wer pro Monat nur wenige Rechnungen schreibt, kommt damit von Hand zurecht. Bei höherem Volumen lohnt sich die Automatisierung, vor allem beim Zuordnen der Zahlungen.
Was die QR-Rechnung enthält
Die QR-Rechnung besteht aus einem Zahlteil mit QR-Code und einem Empfangsschein. Der Code enthält Zahlungsempfänger, Betrag, Währung und, falls verwendet, eine Referenz. Wer den Code mit der E-Banking-App scannt, muss nichts abtippen.
Was sich automatisieren lässt
- Die QR-Rechnung aus Auftrags- oder Rapportdaten erzeugen, ohne Daten doppelt zu erfassen.
- Die Rechnung per E-Mail als PDF versenden.
- Eingehende Zahlungen anhand der Referenz automatisch der richtigen Rechnung zuordnen.
- Den Status der Rechnung aktualisieren und die Mahnung stoppen, sobald bezahlt wurde.
Die Rolle der Referenz
Mit einer strukturierten Referenz (zum Beispiel einer QR-Referenz) lässt sich jede Zahlung eindeutig einer Rechnung zuordnen. Dafür liefert die Bank Zahlungsdaten in einem maschinenlesbaren Format, etwa im camt-Format. Welche Referenzart und welche Bankdaten dir zur Verfügung stehen, klärst du mit deiner Bank und deiner Buchhaltungssoftware.
Stolpersteine
- Unvollständige Adressen verhindern die korrekte Erstellung.
- Rechnungen ohne eindeutige Referenz müssen von Hand zugeordnet werden.
- Teilzahlungen und Zahlungen mit falschem Betrag brauchen eine klare Regel.
So startest du
- Prüfe, was deine Buchhaltungssoftware bereits an QR-Rechnungen und Zahlungsabgleich kann.
- Lege eine eindeutige Rechnungsnummer und Referenz fest.
- Automatisiere zuerst die Erstellung und den Versand, danach den Abgleich der Zahlungen.
Häufige Fragen
- Muss ich die Rechnungen weiterhin selbst prüfen?
- Du kannst eine Freigabe einbauen, sodass Rechnungen erst nach deiner Bestätigung versendet werden.
- Geht das mit Bexio?
- Je nach Funktion lässt sich Bexio über Schnittstellen, Zapier oder Make anbinden. Prüfe im Einzelfall, was die Schnittstelle abdeckt.
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