Catering: Offerten, Menüplanung und Events automatisieren
Ein Catering-Auftrag besteht aus vielen Schritten: Anfrage klären, Offerte schreiben, Menü und Mengen planen, Details bestätigen, Rechnung stellen. Dabei werden Angaben oft mehrfach erfasst. Wer die Schritte verbindet, spart Zeit und senkt das Risiko von Fehlern.
Strukturierte Eventanfragen
Ein Anfrageformular mit den wichtigsten Angaben (Datum, Ort, Personenzahl, Art des Anlasses, besondere Wünsche) spart Rückfragen. Die Angaben fliessen direkt in die Offerte.
Offerte aus Bausteinen
Menüs, Pauschalen und Zusatzleistungen lassen sich als Bausteine hinterlegen. Aus den Angaben der Anfrage entsteht ein Offertentwurf, den du prüfst und freigibst. Änderungen am Menü werden direkt in die Offerte übernommen.
Mengen und Planung
- Aus der bestätigten Personenzahl werden Mengen für Einkauf und Produktion berechnet.
- Diätwünsche und Unverträglichkeiten werden pro Anlass festgehalten und sind im Team sichtbar.
- Termine, Lieferzeiten und Personal werden an einem Ort geplant.
Informationen zu Allergenen gehören sauber dokumentiert. Beachte die geltenden Vorgaben der Lebensmittelgesetzgebung.
Bestätigung und Rechnung
Nach der Zusage gehen Bestätigung und Detailplan automatisch an die Kundschaft. Nach dem Anlass entsteht die Rechnung aus den bestätigten Daten, ohne dass etwas abgetippt werden muss.
Wiederkehrende Kundschaft pflegen
Firmen und Privatkunden, die regelmässig buchen, lassen sich im CRM markieren. Ein Hinweis erinnert dich, sich vor dem nächsten Anlass zu melden.
Häufige Fragen
- Kann ich bei Sonderwünschen weiterhin individuell offerieren?
- Ja. Der Entwurf entsteht automatisch, du passt ihn bei Bedarf an und gibst ihn frei.
- Passt das auch für kleine Betriebe?
- Wenn du regelmässig Offerten schreibst und dabei dieselben Angaben mehrfach erfasst, lohnt sich ein einfacher automatisierter Ablauf.