Anfragen von der Website automatisch bearbeiten
Eine Anfrage, die zwei Tage unbeantwortet bleibt, ist oft verloren. Viele KMU bekommen Anfragen über Formular, E-Mail, Telefon und WhatsApp und verlieren dabei den Überblick. Mit einem einfachen automatisierten Ablauf landet jede Anfrage am selben Ort und wird zuverlässig weiterverfolgt.
Der Ablauf in fünf Schritten
- Die Anfrage kommt über Formular, E-Mail oder Chat herein.
- Sie wird automatisch im CRM oder in einer Liste erfasst, mit Kontaktdaten und Anliegen.
- Die Absenderin oder der Absender erhält sofort eine Bestätigung.
- Eine zuständige Person wird benachrichtigt.
- Wird nicht innerhalb einer festgelegten Zeit geantwortet, folgt eine Erinnerung.
Was eine gute Bestätigung enthält
- Dank und Kurzfassung der Anfrage.
- Wann und von wem sie eine Antwort erhalten.
- Telefonnummer oder Link für dringende Fälle.
Eine Bestätigung ersetzt keine persönliche Antwort, aber sie zeigt, dass die Anfrage angekommen ist.
Anfragen einordnen
Mit ein paar gezielten Formularfeldern (Art des Anliegens, Dringlichkeit, gewünschter Zeitraum) lassen sich Anfragen automatisch sortieren und der richtigen Person zuweisen. Weniger Felder bedeuten mehr abgeschickte Formulare, also frage nur, was du wirklich brauchst.
Datenschutz im Formular
- Weise im Formular auf die Datenschutzerklärung hin.
- Erhebe nur Daten, die du für die Antwort brauchst.
- Kläre, wo die Anfragen gespeichert werden und wer Zugriff hat.
Messen, was passiert
Halte fest, wie viele Anfragen eingehen, wie schnell geantwortet wird und wie viele zu einem Auftrag führen. So erkennst du, ob die Antwortzeit ein Engpass ist.
Häufige Fragen
- Brauche ich dafür ein CRM?
- Für den Anfang reicht auch eine strukturierte Liste. Ein CRM lohnt sich, sobald mehrere Personen Anfragen bearbeiten oder du Nachfass-Erinnerungen willst.
- Kann das mit meiner bestehenden Website laufen?
- In der Regel ja. Das Formular wird mit deinem Ablauf verbunden, die Website selbst muss dafür nicht ersetzt werden.
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