Treuhand: Mandats-Onboarding, Belege und Fristen automatisieren
Im Treuhandbüro hängt viel an Dokumenten und Terminen: Belege, die fehlen, Formulare, die ausgefüllt zurückkommen müssen, Fristen, die niemand verpassen darf. Gerade die Erinnerungsarbeit frisst Zeit, ist aber gut automatisierbar.
Onboarding neuer Mandate
- Das Mandat wird per Formular aufgenommen, mit den nötigen Angaben.
- Eine Checkliste benötigter Unterlagen geht automatisch an die Kundin oder den Kunden.
- Die eingehenden Dokumente landen am richtigen Ort.
- Das Büro sieht auf einen Blick, was noch fehlt.
Beleg-Erinnerungen
Fehlende Belege sind ein Dauerthema. Automatische Erinnerungen in festen Abständen, mit einer klaren Liste, was fehlt, nehmen dem Team das ständige Nachfragen ab. Die Erinnerung bleibt freundlich und nennt eine konkrete Frist.
Fristen im Blick
- Wiederkehrende Fristen (zum Beispiel für Abrechnungen und Deklarationen) werden pro Mandat hinterlegt.
- Das System erinnert rechtzeitig vorher, intern und bei Bedarf auch gegenüber den Kundinnen und Kunden.
- Erledigte Schritte werden abgehakt, offene Punkte bleiben sichtbar.
Welche Fristen für ein Mandat gelten, bestimmst du als Fachperson. Die Automatisierung erinnert, sie entscheidet nicht.
Datenschutz und Kontrolle
- Behandle Kundendaten vertraulich und gib nur den nötigen Personen Zugriff.
- Kläre bei jedem eingesetzten Tool, wo Daten verarbeitet werden und ob ein Vertrag zur Auftragsbearbeitung besteht.
- Lass kritische Schritte weiterhin von einer Person freigeben.
Häufige Fragen
- Ersetzt das meine Treuhandsoftware?
- Nein. Die Automatisierung verbindet sich mit dem, was du bereits nutzt, und übernimmt die wiederkehrende Erinnerungs- und Erfassungsarbeit.
- Ist das auch für kleine Büros sinnvoll?
- Ja, wenn sich Erinnerungen und Onboarding oft wiederholen. Der Nutzen steigt mit der Zahl der Mandate.
Weiterlesen
- Mahnwesen automatisieren: Zahlungserinnerungen ohne Aufwand
- Automatisierung und Datenschutz in der Schweiz: Checkliste für KMU
- Bexio automatisieren: Was mit Schnittstellen, Zapier und Make möglich ist
Passende Branchen: Treuhand