Welche Prozesse zuerst automatisieren? Checkliste für KMU
Die meisten KMU haben mehr Automatisierungsideen als Zeit. Die Kunst liegt darin, mit der Aufgabe zu beginnen, bei der sich der Aufwand am schnellsten bemerkbar macht. Diese Checkliste hilft bei der Auswahl.
Sechs Kriterien
Bewerte jede Aufgabe pro Kriterium mit 1 (wenig) bis 3 (viel). Je höher die Summe, desto besser eignet sie sich als erster Kandidat.
- Häufigkeit: Wie oft fällt sie an?
- Zeitaufwand: Wie viel Zeit kostet ein Durchlauf?
- Regelbasiert: Läuft sie nach festen Regeln ab?
- Fehleranfällig: Passieren beim Abtippen oder Übertragen Fehler?
- Digitale Daten: Sind die nötigen Informationen bereits digital vorhanden?
- Ärger-Faktor: Wie sehr nervt sie dein Team?
Typische Kandidaten
- Anfragen erfassen und weiterleiten.
- Offerten erstellen und nachfassen.
- Termine buchen und erinnern.
- Rechnungen versenden und Zahlungen verfolgen.
- Neue Kunden oder Mitarbeitende einführen.
- Regelmässige Berichte zusammenstellen.
Was sich weniger eignet
- Abläufe, die sich ständig ändern.
- Aufgaben, die Beziehungsarbeit oder Urteilsvermögen verlangen.
- Prozesse, die niemand klar beschreiben kann.
Vorgehen in vier Schritten
- Notiere eine Woche lang, wofür Zeit in Administration fliesst.
- Bewerte die Aufgaben nach den sechs Kriterien.
- Starte mit einem Pilotprozess, nicht mit allen auf einmal.
- Miss vorher und nachher: Zeit pro Durchlauf und Fehleranzahl.
Häufige Fragen
- Wie viele Prozesse sollte ich gleichzeitig angehen?
- Besser einen nach dem anderen. Ein sauber laufender Pilot zeigt, was funktioniert, und liefert Erfahrung für den nächsten Schritt.
- Kann KAYBRA bei der Auswahl helfen?
- Ja. Im kostenlosen Automations-Check analysieren wir deine Abläufe und zeigen, was sich automatisieren lässt.
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